Configurer une interface de données automatisée entre Factorial et Sage

Configurer une interface de données automatisée entre Factorial et Sage

À quoi sert ce guide ?

Ce guide vous promène à travers la mise en place d'une interface de données automatisée entre Factorial et Sage 100. Une fois terminées, les données des employés circuleront de Factorial dans Sage automatiquement - pas d'exportation manuelle, pas de copier-coller, pas de mises à jour oubliées. Le flux de données fonctionne ainsi : BrynQ lit les données des employés de Factorial, les convertit en un fichier Excel que Sage comprend, les envoie à votre serveur et les importe dans Sage - le tout entièrement automatisé.

Avant de commencer - lisez ceci

  1. Gardez votre travail constamment.Sage ne s'économise pas automatique de manière fiable. Après tous les 3-5 champs que vous ajoutez, touchez save. Cette seule habitude vous évitera de perdre du travail et de devoir refaire des étapes.
  2. Vous avez besoin des bonnes personnes impliquées.Les parties 1-2 nécessitent une personne ayant accès à Sage. La partie 3 exige que quelqu'un ayant accès au serveur. La partie 4 peut être faite par toute personne ayant accès admin à la fois à Factorial et BrynQ.
  3. Les droits d'accès factoriels comptent.La personne qui autorise Factorial dans la partie 4 doit avoir pleinement accès à toutes les données des employés. Si cet utilisateur ne peut voir qu'un sous-ensemble d'employés, l'interface ne synchronisera que ce sous-ensemble. Assurez-vous que l'utilisateur autorisant a un accès à l'échelle de l'entreprise.
  4. Cette configuration prend du temps - et c'est normal.La partie 1 consiste à elle seule à ajouter environ 50 champs un par un. Ne le précipitez pas. Suivez les vidéos étape par étape et vous passerez à travers.

Besoin d'aide ?Si vous êtes coincé à un moment donné, envoyez-nous votre question (avec une capture d'écran si possible) via Monday.com.

Partie 1 - Créer la définition d'importation dans Sage (1 heure)

Avant de pouvoir importer des données dans Sage, vous devez créer un format d'importation. Ce format contient tous les champs (colonnes) auxquels Sage s'attend. Vous devez impliquer les rôles suivants

- Administrateur de Sage- Des connaissances sur la configuration de Sage sont nécessaires

  1. Ouvrez votre environnement Sage.

  2. Ouvrir le menuG.a.et sélectionnerFormat d'Importation.
    C'est là que sont créés les formats d'importation.

  3. Examinez les formats d'exemple.
    Votre système peut montrer un ou plusieurs échantillons existants.

  4. Créez un nouveau format d'importation.

    • CliquezPlus (+).

    • SélectionnerFiche Salarié.

    • Confirmez avecOk.

  5. Ajouter des colonnes pour l'importation.

    • CliquezPlus (+)à l'intérieur du Guide d'importation.

    • Recherchez le nom du champ.

    • SélectionnerOk.
      Dans l'exemple de vidéo, trois champs d'exemple ont été ajoutés :
      • Matricule
      • Sex
      • Adresse

  6. Fermez l'écran pour confirmer les colonnes ajoutées.
    Vous voyez maintenant les nouvelles colonnes au format d'importation.

  7. EnsembleColonne = Ouipour chaque colonne.
    Ceci est requis pour que l'importation fonctionne.

    • OuvertMode Éditeur.

    • Sélectionnez une colonne.

    • Cliquez sur l'icône en bas.

    • Tu vois une ligne rouge

    • Répétez ceci pour chaque colonne.

  8. Donnez un titre au format.
    Exemple :brynq_factorial_import

  9. Enregistrez et fermez le format.
    Confirmez les modifications lorsque Sage le demande.

  10. Rouvrez le format pour ajouter d'autres champs.
    Vous pouvez ajouter tous les champs ±50 un par un. Ceci est la liste avec les noms de terrain exacts:
    1. Matricule
    2. Sex
    3. Adresse
    4. Adresse 2
    5. Code postal
    6. Commune
    7. Téléphone
    8. Téléphone 2
    9. Nom
    10. Nom de famille
    11. Prénom
    12. Code INSEE Commune
    13. Code paye
    14. Payeur d'établissement
    15. Numéro de Sécurité sociale
    16. Date de naissance
    17. Situation familiale
    18. Nationalité (code)
    19. Civilité
    20. Date de début du contrat
    21. Date de Fin de contrat
    22. Nature du contrat
    23. Modalité d'exercice du travail
    24. Date d'entrée dans la profession
    25. Anciété dans la profession
    26. Date d'embauche société
    27. Date d'entrée établissement
    28. Type d'établissement d'entrée
    29. Date d'âge
    30. Dernier jour travaillé et payé
    31. Motif de départ
    32. Date de rupture conventionnelle
    33. Date de départ société
    34. Établissement de sortie
    35. Salaire de base du salarié
    36. Type de salaire
    37. Salaire de base annuel
    38. Horaire salariale du salarié
    39. Horaire hebdomadaire du salarié
    40. Heure de base du salarié
    41. Périodicité de paiement
    42. Unité du temps de travail
    43. Modalité de l'activité
    44. Banque de codes 1
    45. Numéro de compte 1
    46. Code BIC 1
    47. Libellé du compte 1
    48. Nom guichet 1
    49. Code guichet 1
    50. Mode de paiement
    51. Quotité de travail mensuel

  11. Ajouter des champs dans lecorrecteordre.
    Sage ajoute de nouveaux champs directement après le champ que vous avez sélectionné.

    • Si un champ apparaît dans la mauvaise position, supprimez-le.

    • Sélectionnez le bon champ précédent.

    • Ajoutez à nouveau le champ.

  12. Répétez pour tous les champs obligatoires.
    Chaque champ doit être défini sur Colonne = Oui.


Partie 2 - Format d'importation d'essai (30 minutes)
Une fois le format d'importation prêt, vous pouvez importer le fichier de données réel (par exemple, les données exportées depuis Factorial). Cette partie de l'article explique comment démarrer l'importation, sélectionner le bon format et générer un rapport d'erreur.

Vous devez impliquer les rôles suivants:
- Administrateur Sage - Des connaissances sur la configuration de Sage sont nécessaires
-Administrateur de paie - Une connaissance sur la masse salariale elle-même sont nécessaires


Procedure:

  1. Ouvrez Sage et chargez votre environnement d'employé.
    Lorsque vous allez àListe du Personnel, vous pouvez voir tous les employés existants.

  2. Commencez l'importation.

    • Cliquez sur la petite flèche à côté deCréer.

    • SélectionnerImportateur.

    • ChoisissezExcel.

  3. Choisissez le format d'importation.

    • SousFormat Personnalisé, cliquez sur les trois points.

    • Sélectionnez le format d'importation que vous avez créé précédemment (par exemple,brynq_factorial_import).

    • Dans l'exemple vidéo,Modèle de scénarioest choisi parce qu'il est déjà complet.

  4. Définissez l'option correcte pour modifier les enregistrements.
    Sage demande si les enregistrements existants peuvent être modifiés.

    • Cela doit être réglé àOui.

    • Confirmez quand le système montre la valeur.

  5. Confirmez le format et continuez.
    CliquezOkde procéder.

  6. Sélectionnez le fichier à importer.

    • Parcourez le dossier dans lequel votre fichier Excel est stocké.

    • Sélectionnez le fichier de données des employés qui vous a été envoyé ou préparé plus tôt.

  7. Choisissez le type de rapport d'erreur.

    • SélectionnerPdfcomme format de rapport.

    • Confirmez avecOk.

  8. Enregistrez le fichier PDF.
    Entrez un nom tel queRésultat-11décembre25.pdf.
    Sage traite désormais l'importation.

  9. Passez en revue les résultats.

    • Accédez au dossier où le PDF a été enregistré.

    • Ouvrez le rapport.

    • Vous verrez le nombre d'erreurs (le cas échéant).
      Dans l'exemple, trois erreurs ont été incluses exprès pour montrer le fonctionnement du rapport.

  10. Corriger les problèmes si nécessaire.
    Vous pouvez:

    • Corrigez les données de votre fichier et importez à nouveau, ou

    • Envoyez le rapport PDF à l'équipe d'assistance pour examen.

  11. Valider les nouveaux employés.
    Lorsque l'importation réussit, vous verrez les employés nouvellement importés dansListe du Personnel.

Alert
Vérifiez toujours votre rapport d'erreur après chaque importation. Même les petits problèmes (mauvais formats, valeurs manquantes) peuvent causer des erreurs.
Si le format d'importation est correct et que le fichier de données est terminé, l'importation créera ou mettra à jour tous les enregistrements des employés comme prévu.

Cela complète la configuration et le processus d'importation. Bonne chance pour l'importation de vos données dans Sage!



Partie 3 - Configuration automatisée complète Importation (1,5 heure)
Ce guide vous promène à travers l'installation de l'agent BrynQ sur votre serveur local et à le configurant pour importer automatiquement les données de paie dans Sage 100. Une fois terminées, les importations s'exécuteront automatiquement - aucun traitement manuel des fichiers requis.

Alert
Avant de commencer - ayez ces 2 choses prêtes
  1. L'installateur BrynQ Agent - Connectez-voushttps://app.brynq.com,allez dans Organisation → Agent, et téléchargez la dernière version. Il atterrira dans votre dossier Téléchargements.
  2. Un jeton API (clé ingrok) - Demandez cela à notre développeur dans votre tableau Monday.com. Stockez-le dans un fichier texte ; vous le collerez pendant l'installation.
Vous devez impliquer les rôles suivants:
- Administrateur Sage - Des connaissances sur la configuration de Sage sont nécessaires
-Administrator IT - Des connaissances sur l'installation du serveur Windows de Sage sont nécessaires

Étapes d'installation

1. Lancer l'installateur et accepter le contrat de licence
Ouvrez le programme d'installation à partir de votre dossier Téléchargements. Le premier écran présente le contrat de licence. Acceptez-le pour procéder.

2. Entrez votre clé API ngrok et votre sous-domaine client
L'installateur demande deux identifiants :
Clé API ngrok- Ouvrez le fichier jeton que vous avez demandé au support, copiez la clé et collez-le dans le champ.
Sous-domaine client- C'est le sous-domaine indiqué dans votre URL BrynQ. Par exemple, si vous vous connectez àhttps://demo.app.brynq.com, le sous-domaine est démo.

3. Configurer le port agent
L'Agent fonctionne localement sur votre réseau. Le port par défaut est très bien pour la plupart des installations - laissez-le tel quel et cliquez sur Suivant.
Infos
Info
Remarque pour l'informatique : Si une autre application utilise déjà ce port, vous pouvez sélectionner un autre port. Rappelez-vous-le pour la dernière étape de ce manuel d'installation

4. Sélectionnez les trois services requis
Vérifiez les trois services suivants - chacun est nécessaire pour que l'automatisation complète fonctionne:
  1. Point de terminaison de fichier - Active l'envoi du fichier d'importation Excel automatiquement sur votre serveur.
  2. Point de terminaison SQL - Permet de lire les données à partir de la base de données Sage (Sage stocke ses données dans SQL).
  3. Sage 100 France - Le composant d'intégration Sage 100 cœur.
Cliquez sur Suivant.

5. Connectez-vous à votre serveur SQL
Cette étape relie l'Agent à la base de données où Sage stocke ses données. Remplissez ce qui suit:
  1. Pilote ODBC - Sélectionnez " Driver ODBC pour SQL Server " avec le numéro de version le plus élevé disponible sur votre serveur (par ex. 18, 17, 16). Choisissez toujours le plus haut.
  2. Nom SQL Server - Si vous ne le savez pas : ouvrez SQL Server Management Studio (cliquez sur Démarrer → rechercher). Lorsqu'il s'ouvre, le nom du serveur est prérempli dans la boîte de dialogue de connexion. Copiez-le avec Ctrl+C et collez-le dans le champ d'installation.
  3. Authentification - Choisissez Authentification Windows . Cela fonctionne dans neuf installations sur dix. N'utilisez SQL Server Authentication que si votre configuration spécifique l'exige.
Cliquez sur Suivant. L'installateur testera automatiquement la connexion. Si le test échoue, un message d'erreur apparaît - revérifiez le nom du serveur et réessayez.
Info
Conseil de test: Entrer exprès un mauvais nom de serveur exprès est un bon moyen de vérifier la validation fonctionne. Vous verrez une erreur, que vous pouvez rejeter, corriger le nom et continuer.

6. Sélectionnez les bases de données
Le programme d'installation montre toutes les bases de données qu'il peut atteindre sur votre serveur SQL. Sage crée généralement une base de données par entreprise. Sélectionnez la ou les bases de données auxquelles l'Agent doit avoir accès, puis cliquez sur Suivant.

7. Sélectionnez le(s) fichier(s) Sage PRH
Le fichier PRH est le fichier d'entreprise que Sage utilise lorsque vous ouvrez une entreprise. Vous devez pointer le programme d'installation vers ce fichier. Si vous gérez plusieurs entreprises, ajoutez un fichier PRH par entreprise. Cliquez sur Suivant une fois terminé.

8. Configurer le dossier d'exportation payslip
Si vous souhaitez exporter des bulletins de paie à partir de Sage à télécharger dans Factorial, activez cette option sur l'écran suivant. Le programme d'installation créera une structure de dossiers dédiée pour vous.
Cliquez sur Parcourir et sélectionnez un emplacement - par exemple, un dossier appelé : Sage sur votre lecteur C. Le programme d'installation y crée un dossier d'exportation payslip principal, avec un sous-dossier distinct pour chaque entreprise automatiquement.
Notes
Important : Payslips doivent être exportés depuis Sage manuellement chaque mois et placés dans le bon sous-dossier de l'entreprise. L'Agent gère en les téléchargeant à partir de là - mais l'exportation à partir de Sage lui-même est une étape manuelle.
Cliquez sur Suivant.

9. Créer un utilisateur de service dédié dans Sage
L'importation automatisée s'exécutera sous un compte utilisateur Sage dédié. Vous devez créer ce compte maintenant. Placez côte à côte les fenêtres Sage et installateur sur votre écran pour cette étape :
  1. Sage ouvert ;
  2. Naviguer vers la gestion des utilisateurs et créer un nouvel utilisateur;
  3. Donnez-lui un nom reconnaissable (p. ex. " Utilisateur de service BrynQ ")
  4. Assurez-vous que le jeton est défini sur Actif
  5. Cliquez sur Générer un jeton
  6. Sélectionnez et copiez le jeton généré.
  7. Collez le jeton dans le champ correspondant dans l'installateur.
  8. Entrez le même nom d'utilisateur dans le programme d'installation
  9. Cliquez sur OK dans Sage pour enregistrer l'utilisateur.
  10. Une fois le nouvel utilisateur sauvegardé, fermez complètement Sage (à la fois l'entreprise et l'application elle-même - cela est requis pour l'étape suivante).
Cliquez sur Suivant dans le programme d'installation.

10. Configurer la définition d'importation dans ConnectImport
C'est l'étape finale de configuration. L'installateur fournit des instructions numérotées à l'écran - suivez-les dans l'ordre:
  1. Cliquez sur Ouvrir ConnectImporter maintenant (le bouton dans le programme d'installation).
  2. Connectez-vous avec vos informations d'identification Sage régulières (votre utilisateur admin standard - pas l'utilisateur de service créé à l'étape précédente).
  3. Dans ConnectImport, définissez le Répertoire Importé (répertoire d'importation) sur le chemin indiqué à l'étape 4 des instructions à l'écran. Vous pouvez copier-coller directement le chemin.
  4. Faites défiler vers le bas et cochez la première case à cocher dans les paramètres d'importation.
  5. Enregistrez cette configuration en lui donnant un nom - par exemple : Importation factorielle
  6. Copiez le code de configuration indiqué et collez-le dans le champ d'installation.
  7. Fermer ConnectImporter.
Cliquez sur Suivant dans le programme d'installation.

11. Terminer l'installation
Ignorez l'invite de raccourci de bureau si vous n'en avez pas besoin, puis cliquez sur Suivant et Installer. L'installateur configurera tous les services sélectionnés. Cela peut prendre quelques minutes.

Vérification de l'installation

Ouvrez un navigateur sur le serveur et accédez à localhost:7071. Vous devriez voir le tableau de bord Agent avec tous vos paramètres configurés répertoriés:
  1. Paramètres de connexion SQL (vous pouvez ajuster ceux-ci ici si nécessaire ultérieurement).
  2. Paramètres Sage 100 France - vérifiez ces looks corrects.
  3. Sections LDAP, REST et SOAP - celles-ci ne sont pas pertinentes pour cette configuration ; vous pouvez les ignorer.
Vous avez maintenant installé avec succès le plugin pour importer des données automatiquement dans Sage. La prochaine et dernière étape de ce tutoriel vous montrera comment obtenir l'interface entre Factorial et Sage vraiment exécutée


Partie 4 - Connecter Sage avec Factorial (2 heures)

Dans cette dernière étape, vous créerez l'interface dans BrynQ qui connecte Factorial à Sage 100. Cette interface extraira automatiquement les données des employés de Factorial et les enverra à Sage selon un planning que vous définissez.

Vous devez impliquer les rôles suivants:
- Administrateur Sage - Des connaissances sur la configuration de Sage sont nécessaires
-Administrateur de paie - Des connaissances sur la masse salariale elle-même sont nécessaires


Étape 1 - Créer une nouvelle interface à partir de modèle

  1. Allez sur la plateforme BrynQ et cliquezNouvelle interface.
  2. ChoisirUtilisez nos modèles.
  3. RechercherSaugeet sélectionnez le modèleFactorial Sage 100 France Master Data.
  4. CliquezUtiliser modèle.

BrynQ pré-remplira l'interface avec tous les mappages de terrain et logiques. Vous devez seulement effectuer quelques étapes de configuration avant qu'il ne soit prêt à fonctionner.

Étape 2 - Compléter l'onglet Configuration

  1. Aller auConfigurationonglet.
  2. Réglez lefréquence de paiementpour l'entreprise (par ex. mensuellement).
  3. En option, entrez quelquesID d'employésà utiliser pour les tests. Ceci est recommandé avant d'exécuter l'interface sur tous les employés.

✅ Une fois renseigné, le point d'interrogation sur cet onglet disparaît.

Étape 3 - Examiner et compléter l'onglet Scénarios

L'onglet Scénarios montre toutes les personnes concernées (Entreprise, Inscription, etc.)et les cartographies de terrain entre Factorial et Sage.

La plupart des cartographies sont pré-remplis. Il vous suffit de compléter ceux marqués d'unPoint d'interrogation.

C'est la cartographie la plus importante. Vous devez indiquer à BrynQ quelle entité juridique dans Factorial correspond à quelle société (dossier) dans Sage.

  1. Levez les yeux leID et nom d'entité juridiquedans Factorial.
  2. Levez les yeux le correspondantnom du dossier (Raison sociale)dans votre fichier Sage PRH - entrez-le danstoutes les capitalesexactement comme il apparaît dans Sage.
  3. Entrez la cartographie dans BrynQ.
  4. Cochez la case pour confirmer la cartographie est terminée et cliquezSauver.

Répétez ceci pour chaque scénario qui a un point d'interrogation. Certains mappages sont pré-remplis mais nécessitent tout de même votre confirmation. Examinez chacun, confirmez-le qu'il est correct, cochez la case, et enregistrez.

Alert
Prenez votre temps avec les mappages. Si un mappage est incorrect, les mauvaises valeurs se retrouveront dans Sage. Il n'y a pas de validation automatique après coup.

Étape 4 - Autoriser factorial et sauge

Aller auAutorisationonglet. Ici, vous connectez BrynQ aux deux systèmes afin que l'interface puisse lire les données de Factorial et les écrire à Sage.

Connect Factorial

  1. CliquezAjouter autorisationet donner à la connexion un nom reconnaissable (p. ex. votre propre nom).
  2. CliquezSe connecter à app.
  3. Si vous n'êtes pas déjà connecté, connectez-vous avec vos identifiants Factorial.
  4. Factorial vous demandera d'accorder à BrynQ l'accès aux données de l'entreprise (contrats, données bancaires, jours fériés...). CliquezAutoriser.
  5. L'écran se ferme automatiquement. CliquezSauver.

Connecter Sage

  1. Ajouter une nouvelle autorisation pour Sage.
  2. Dans le champ URL, entrez l'URL de l'agent à partir de l'étape précédente dans ce format :
https://[votre-nom-client]-brynq.ngrok.app

Il s'agit du même domaine ngrok que vous avez configuré lors de l'installation de l'agent Sage dans la partie 3.

  1. CliquezSauver, alorsTestpour confirmer la connexion fonctionne.

Étape 5 - Publier et planifier l'interface

  1. CliquezPublierpour activer l'interface.
  2. Après publication, mettre en place uncalendrier:
    • Choisissez la fréquence (p. ex. Quotidien)
    • Réglez l'heure de début (p. ex. 20h00)
    • Sélectionnez votre fuseau horaire
    • Activer le planning
  3. CliquezSauver.

L'interface s'exécutera désormais automatiquement à l'heure prévue - aucune action manuelle requise.

Étape 6 - Vérifier le résultat dans Sage

Après l'exécution de l'interface, vous pouvez vérifier le résultat:

  • Sur votre serveur Sage, accédez au dossier où les fichiers d'importation sont stockés.
  • Un nouveau fichier Excel apparaîtra avec les dernières données de Factorial.
  • Dans Sage, vous trouverez les dossiers des employés mis à jour avec les données de Factorial.
🎉Vous avez terminé.La configuration est terminée. À partir de ce moment, les données de base des employés circuleront automatiquement de Factorial dans Sage 100 France selon le calendrier que vous avez défini.